Акт выполненных работ vs Счёт-фактура: какой документ нужен и когда
В чём разница между актом и счётом-фактурой. Это разные документы или один? Когда выставляет фрилансер и что ожидает клиент-юрлицо. Без бухгалтерского жаргона.
«Пришли мне счёт-фактуру», — говорит клиент, и у тебя паника, потому что ты называл этот документ «счёт на оплату», а уже выставил «акт». Одно и то же или разное?
Коротко: счёт-фактура и счёт на оплату на практике обычно одно и то же. Просто «счёт-фактура» — более формальный термин (отсюда factura — лат. «составленная»). Некоторые бухгалтерские системы их различают, но для фрилансера это та же бумага.
А вот акт выполненных работ — это другое. Разберём.
Быстрая таблица
| Счёт-фактура (= счёт на оплату) | Акт выполненных работ | |
|---|---|---|
| Когда выставлять | До оплаты | После выполнения работы |
| Назначение | Запрос на оплату: «Прошу оплатить такую-то сумму» | Подтверждение: «Работы выполнены и приняты» |
| Обязательность | Обычно да — клиент-юрлицо не оплатит без счёта | Да — для документооборота, особенно с юрлицами |
| Что содержит | Перечень услуг/товаров, цены, реквизиты для оплаты, срок оплаты | Перечень выполненного, факт приёмки, подписи обеих сторон |
| Подпись клиента | Не нужна | Нужна |
| Что с ним делает клиент | Передаёт в бухгалтерию → они оплачивают | Подшивает в документооборот → списывает расход |
Если коротко словами
- Сначала — счёт-фактура. Говоришь: «Вот услуги, вот сумма, вот куда платить».
- Клиент оплачивает.
- Ты выполняешь работу (если ещё не выполнил; или подтверждаешь выполненное).
- Выставляешь акт. Говоришь: «Подтверждаю, что работы выполнены, заказчик принял».
В одних сценариях счёт выставляется после выполнения (post-paid). В других — до (предоплата). Логика не меняется.
Почему юрлица просят и то, и то
Потому что это два разных документа с разным назначением:
- Счёт-фактура — основание для перечисления средств из банка клиента. Без него бухгалтерия не запустит оплату.
- Акт выполненных работ — основание для списания расхода в бухучёте клиента. Без акта расход «висит».
Для тебя это значит: на одном проекте с юрлицом ты обычно выставляешь оба документа. Сначала счёт, после выполнения — акт.
«А мне платит физлицо — мне нужны и счёт, и акт?»
Если клиент физлицо, формально достаточно и счёта. Акт — по желанию, для порядка у себя.
На практике многие фрилансеры просто выставляют один акт после всего: и как подтверждение работы, и как «реквизиты для оплаты». Это не совсем по правилам, но так делают многие, и проблем обычно не возникает.
Частые ошибки
1. Назвать акт счётом. Клиент открывает твой PDF, а там написано «АКТ выполненных работ» — а он хотел счёт-фактуру, потому что ещё не оплатил. Это его запутает и задержит оплату. Выставляй нужный документ.
2. Один документ вместо двух. Некоторые объединяют: «Акт-счёт». Это нестандартно, и некоторые бухгалтерии клиента растеряются. Лучше два отдельных документа.
3. Дата акта = дата выставления счёта. Нет. Дата акта — это дата приёмки работы. Обычно это после того, как клиент оплатил и получил результат. Иначе юридически слабое место.
Как это делается в Minteo
В одном рабочем процессе генерируются оба PDF из одних данных:
- Нажал «Создать счёт» → получил PDF «Счёт на оплату».
- Работа выполнена, оплачено → та же запись → «Скачать акт» → получил PDF «Акт выполненных работ».
Реквизиты, описание, сумма, подписи — одинаковые и согласованы автоматически. Не нужно делать отдельную таблицу в Word и копировать данные.
Вывод
- Счёт-фактура (= счёт на оплату) — про деньги. До оплаты.
- Акт выполненных работ — про работу. После выполнения.
С юрлицом обычно выставляешь оба. С физлицом достаточно одного (обычно акта с реквизитами).
Если хочешь одним кликом получать оба документа из реальных часов в трекере — попробуй Minteo.