Opleveringsbewijs vs. factuur: welk document heb je wanneer nodig

„Stuur me de factuur even” — zegt de klant, en jij raakt even in paniek, want jij noemde dit document anders en hebt al een „opleveringsbewijs” verstuurd. Is dat hetzelfde of iets anders?

Kort gezegd: wat klanten „factuur” of „proforma” noemen, is in de praktijk meestal een en hetzelfde — een betaalverzoek. „Factuur” is gewoon de formelere term (van het Latijnse factura, „het gemaakte”). Sommige boekhoudsystemen maken onderscheid, maar voor jou als freelancer is het hetzelfde document.

Het opleveringsbewijs daarentegen is iets anders. Laten we het bekijken.

De snelle tabel

	Factuur (= betaalverzoek)	Opleveringsbewijs
Wanneer versturen	Vóór de betaling	Ná afronding van het werk
Doel	Betaalverzoek: „Gelieve te betalen”	Bevestiging: „Werk verricht en afgenomen”
Verplicht?	Meestal wel — een zakelijke klant betaalt niet zonder factuur	Ja — voor de administratie, vooral bij bedrijven
Inhoud	Lijst met diensten, prijzen, betaalgegevens, termijn	Lijst van het verrichte werk, afnamevermelding, handtekeningen van beide partijen
Handtekening klant	Niet nodig	Nodig
Wat de klant ermee doet	Geeft hem aan de boekhouding → die betaalt	Legt hem in de administratie → boekt de kost af

In woorden samengevat

1. Eerst de factuur. Je zegt: „Hier zijn de diensten, hier het bedrag, hierheen betalen.”
2. De klant betaalt.
3. Je verricht het werk (als dat nog niet gebeurd is; of je bevestigt het verrichte werk).
4. Je maakt het opleveringsbewijs. Je zegt: „Hierbij bevestig ik dat het werk verricht en afgenomen is.”

In sommige scenario’s stuur je de factuur ná levering (betaling achteraf), in andere ervoor (vooruitbetaling). Aan de logica verandert dat niets.

Waarom bedrijven beide vragen

Omdat het twee verschillende documenten met een verschillend doel zijn:

• De factuur is de grondslag voor de overschrijving vanaf de rekening van de klant. Zonder hem zet de boekhouding geen betaling in gang.
• Het opleveringsbewijs is de grondslag om de kost te boeken. Zonder hem blijft de kost in de lucht hangen.

Voor jou als freelancer betekent dat: bij een project met een bedrijf stuur je doorgaans beide documenten. Eerst de factuur, na afronding het bewijs.

„Een particulier betaalt mij — heb ik dan factuur én bewijs nodig?”

Is je klant een particulier, dan volstaat formeel vaak de factuur. Het bewijs is optioneel, voor je eigen orde.

In de praktijk maken veel freelancers gewoon één bewijs na afloop — tegelijk als prestatiebevestiging en mét de betaalgegevens erop. Niet helemaal volgens het boekje, maar gangbaar en meestal probleemloos.

Veelgemaakte fouten

1. Het bewijs een factuur noemen. De klant opent je pdf en leest „opleveringsbewijs” — maar wilde een factuur, want hij heeft nog niet betaald. Dat verwart hem en vertraagt de betaling. Stuur het juiste document.

2. Eén document in plaats van twee. Sommigen combineren beide tot één „factuur-bewijs”. Dat is ongebruikelijk, en sommige boekhoudingen raken in de war. Liever twee aparte documenten.

3. Datum van het bewijs = datum van de factuur. Nee. De datum van het bewijs is de datum van afname — meestal nadat de klant heeft betaald en het resultaat heeft ontvangen. Anders is het een juridisch zwak punt.

Hoe het werkt in Minteo

In één werkstroom worden beide pdf’s uit dezelfde gegevens gemaakt:

• Je klikt „Factuur maken” → krijgt de pdf „Factuur”.
• Werk gedaan, betaald → dezelfde registratie → „Opleveringsbewijs downloaden” → je krijgt de pdf „Opleveringsbewijs”.

Gegevens, omschrijving, bedrag, handtekeningen — alles identiek en automatisch op elkaar afgestemd. Geen aparte Word-tabel, geen gegevens kopiëren.

Conclusie

• De factuur gaat over geld. Vóór de betaling.
• Het opleveringsbewijs gaat over het werk. Ná afronding.

Bij een bedrijf stuur je meestal beide. Bij een particulier volstaat doorgaans één (meestal het bewijs met betaalgegevens).

Wil je beide documenten met één klik uit de echte uren in je tracker halen — probeer Minteo.