Teljesítésigazolás vs számla: mikor és hogyan használja a szabadúszó
Két különböző dokumentum, amelyeket gyakran összekevernek. Röviden: a számla fizetésre kér, a teljesítésigazolás megerősíti, hogy a munka elkészült. Áttekintjük a különbséget, a jogi finomságokat és a gyakorlati alkalmazást.
A szabadúszók gyakran két fogalommal találkoznak — „teljesítésigazolás” és „számla” —, és nem teljesen értik, miért van szükség mindkettőre. A gyakorlatban gyakran összekeverik őket, rossz dokumentumot küldenek a megrendelőnek, vagy egyszerűen csak az egyikkel boldogulnak. Ebben a bejegyzésben a konkrét különbségről és arról lesz szó, melyikre mikor van szükség.
A rövid válasz
- A számla egy fizetési felkérés. A fizetés előtt állítják ki. Azt mondja: „Itt vannak a szolgáltatások/termékek — kérlek, fizesd ki az N összeget eddig az időpontig.”
- A teljesítésigazolás egy teljesítés-megerősítés. A munka elvégzése után állítják ki. Azt mondja: „Megerősítem, hogy ezek a munkák elkészültek, és a megrendelő átvette őket.”
Az egyik pénzt kér. A másik rögzíti, hogy a munka elkészült. Ez két különböző dolog.
A szokásos időbeli folyamat
- Megállapodsz az ügyféllel a munkáról és a díjról.
- Kiállítasz egy számlát (gyakran 30-50% előleg).
- Az ügyfél fizet — a pénz megérkezik az üzleti bankszámládra.
- Elvégzed a munkát.
- Kiállítod a teljesítésigazolást, a magad részéről aláírod.
- Az ügyfél a maga részéről aláírja az igazolást.
- Ha az előleg nem fedezte a teljes összeget — kiállítasz még egy számlát a maradékra.
- Újabb fizetés, újabb igazolás, vagy egyetlen összevont igazolás.
Egyesek előleg nélkül dolgoznak: rögtön elvégzik a munkát → egyszerre állítják ki az igazolást és a számlát → teljesítés utáni fizetés. Ez is rendben van, de a teljesítő számára kockázatosabb.
Mit kell tartalmaznia a számlának
A számla a gyakorlatban általában tartalmazza:
- A sorszámot és a kiállítás dátumát.
- A teljesítő adatait — név, adószám, üzleti bankszámla/IBAN.
- A megrendelő adatait — cégnév, adó-/cégjegyzékszám.
- A szolgáltatás leírását — egy vagy több sor mennyiséggel, mértékegységgel, egységárral, összeggel.
- A teljes összeget — számmal és betűvel egyaránt.
- A fizetési határidőt — meddig várható.
- A teljesítő aláírását (elektronikus számláknál gyakran nem szükséges).
Gyakran hozzáfűzik: „A fizetés jogcíme: szolgáltatás ellenértéke a ÉÉÉÉ.HH.NN-i X. számú számla alapján” — hogy az ügyfél helyesen tüntesse fel a banki utaláson.
Mit kell tartalmaznia az igazolásnak
A teljesítésigazolás komolyabb dokumentum. Hivatalos bizonylat arról, hogy a munkát átvették.
Általában tartalmazza:
- A dokumentum megnevezését.
- A kiállítás dátumát.
- A kiállító személy/vállalkozás nevét.
- Az elvégzett munka tartalmát és terjedelmét, a mértékegységet.
- A felelős személyek beosztását és nevét.
- A kézi vagy elektronikus aláírást.
A gyakorlatban az igazolás majdnem a számla másolata, de:
- Más a megnevezése.
- Két aláírást tartalmaz — a teljesítőét és a megrendelőét.
- Gyakran szerepel benne a sor: „A felek egymással szemben követeléssel nem élnek.”
Miben tér el a (külföldi) invoice-tól
Az angol nyelvű világban az invoice egy hibrid. Egyszerre fizetési felkérés és megerősítés. Egyetlen dokumentum lefedi mindkét esetet.
A kétszintű rendszer (számla + igazolás) egyes országok könyvelési hagyományának öröksége. A gyakorlatban a legtöbb szabadúszó számára egyetlen teljesítésigazolás + a bankszámlakivonat teljes képet ad.
Mire van valójában szükség?
A legtöbb esetben a munka rögzítéséhez elegendő az igazolás — mint a bevételi nyilvántartás bizonylata. A számla az ügyféllel kötött megállapodás kérdése.
Egyes nagy ügyfelek (különösen vállalatok, bankok) mindkettőt kérik — előbb a számlát (az átutalási megbízáshoz), majd az igazolást (a munka átadás-átvételéhez). Ez az ő belső könyvelésük.
A kis vagy külföldi ügyfelek gyakran beérik egyetlen dokumentummal (vagy egyszerűen egy formaságok nélküli invoice-szal).
Gyakorlati tanácsok
1. Mindig készítsd el mindkét dokumentumot „minden esetre”. Ez 2 perc az idődből. Ha nem készítettél számlát — az ügyfél azt mondja: „nincs mi alapján utalási megbízást készítenem”. Ha nem készítettél igazolást — nincs bizonylatod a nyilvántartásodhoz.
2. Igazolás nélküli számla = előleg, nem bevétel. Aláírt igazolás nélkül a számlán lévő pénz formálisan még nem lezárt bevétel. Az igazolás zárja le a műveletet.
3. Mindkét dokumentum PDF-másolatát őrizd meg legalább néhány évig. A szokásos ellenőrzési időszaknyi ideig. Hosszabb még jobb.
4. Az elektronikus aláírások érvényesek. Nem kell kinyomtatni, kézzel aláírni és beszkennelni.
5. Külföldi ügyfeleknek elég egyetlen angol nyelvű invoice. A helyi formaságok nem érdeklik őket, de a saját nyilvántartásodhoz neked akkor is érdemes belső igazolást készítened.
Hogyan működik ez a Minteóban
A Minteóban mindkét dokumentum ugyanabból az adatból generálódik:
- Létrehozol egy bejegyzést → két gombot kapsz: „Számla letöltése” és „Igazolás letöltése”.
- Küldesz a megrendelőnek egy nyilvános linket → ő maga tölti le, amire szüksége van.
- Egyszer beállítod az adataidat — automatikusan bekerülnek minden jövőbeli dokumentumba.
Semmi Excel-tábla, semmi Word-sablon. Egyszer beállítod — és minden új dokumentum 30 másodperc alatt elkészül.