Teljesítésigazolás vs számla: melyik dokumentumra mikor van szükség

„Küldj egy számlát” — mondja az ügyfél, te pedig pánikba esel, mert ezt a dokumentumot „fizetési felkérésnek” hívtad, és már kiállítottál egy „teljesítésigazolást”. Ugyanaz vagy más?

Röviden: a számla és a fizetési felkérés a legtöbb gyakorlatban egy és ugyanaz. A „számla” csak hivatalosabb kifejezés (innen a factura — latinul „elkészített”). Egyes könyvelési rendszerek megkülönböztetik őket, de a szabadúszó számára ez ugyanaz a papír.

Viszont a teljesítésigazolás más. Nézzük meg.

Gyors táblázat

	Számla (= fizetési felkérés)	Teljesítésigazolás
Mikor kell kiállítani	A fizetés előtt	A munka elvégzése után
Célja	Fizetési felkérés: „Kérlek, fizesd ki az N összeget”	Megerősítés: „A munka elkészült és átvették”
Kötelezettség	Általában igen — a céges ügyfél számla nélkül nem fizet	Igen — a dokumentumkezeléshez, főleg cégeknél
Mit tartalmaz	Szolgáltatások/termékek listája, árak, fizetési adatok, határidő	Az elvégzett munka listája, az átvétel ténye, mindkét fél aláírása
Ügyfél aláírása	Nem szükséges	Szükséges
Mit kezd vele az ügyfél	Átadja a könyvelésnek → kifizetik	Beilleszti a dokumentumkezelésbe → leírja a költséget

Ha röviden szavakban

1. Először a számla. Azt mondod: „Itt vannak a szolgáltatások, itt az összeg, ide kell fizetni.”
2. Az ügyfél fizet.
3. Elvégzed a munkát (ha még nem tetted; vagy megerősíted az elvégzettet).
4. Kiállítod az igazolást. Azt mondod: „Megerősítem, hogy a munka elkészült, a megrendelő átvette.”

Egyes esetekben a számlát a teljesítés után állítják ki (utólagos fizetés). Másokban — előtte (előleg). A logika nem változik.

Miért kérik a cégek mindkettőt

Mert ez két különböző, eltérő célú dokumentum:

• A számla — a pénz átutalásának alapja az ügyfél bankjából. Nélküle a könyvelés nem indítja el a fizetést.
• A teljesítésigazolás — a költség leírásának alapja az ügyfél könyvelésében. Igazolás nélkül a költség „a levegőben lóg”.

A szabadúszó számára ez azt jelenti: egy céges ügyféllel egyetlen projektre általában mindkét dokumentumot kiállítod. Először a számlát, a teljesítés után az igazolást.

„De nekem egy magánszemély fizet — kell számla és igazolás is?”

Ha az ügyfél magánszemély (nem vállalkozó) — formálisan elég a számla. Az igazolás a saját rendszerességed kedvéért, opcionális.

A gyakorlatban sok szabadúszó egyszerűen egyetlen igazolást állít ki minden után: egyszerre a munka megerősítéseként és a „fizetési adatok” hordozójaként. Ez nem teljesen szabályszerű, de mindenki így csinálja, és általában nem akad fenn rajta senki.

Gyakori hibák

1. Az igazolást számlának nevezni. Az ügyfél megnyitja a PDF-edet, és ott az áll: „TELJESÍTÉSIGAZOLÁS” — pedig ő számlát akart, mert még nem fizetett. Ez összezavarja és késlelteti a fizetést. A megfelelő dokumentumot állítsd ki.

2. Egy dokumentum kettő helyett. Egyes szabadúszók összevonják: „Számla-igazolás”. Ez nem szabványos, és egyes ügyfél-könyvelések megzavarodnak tőle. Jobb két külön dokumentum.

3. Az igazolás dátuma = a számla dátuma. Nem. Az igazolás dátuma a munka átvételének dátuma. Ez általában azután van, hogy az ügyfél fizetett és megkapta az eredményt. Különben jogilag gyenge pont.

Hogyan csinálják a Minteóban

Egyetlen munkafolyamatban ugyanabból az adatból generálódik mindkét PDF:

• Megnyomod a „Számla létrehozása” gombot → megkapod a „Számla” PDF-et.
• A munka kész, kifizetve → ugyanaz a bejegyzés → „Igazolás letöltése” → megkapod a „Teljesítésigazolás” PDF-et.

Az adatok, a leírás, az összeg, az aláírások — mind ugyanazok és automatikusan összehangoltak. Nem kell külön táblázatot készíteni a Wordben és átmásolni az adatokat.

Összegzés

• A számla (= fizetési felkérés) — a pénzről szól. A fizetés előtt.
• A teljesítésigazolás — a munkáról szól. A teljesítés után.

Céggel általában mindkettőt kiállítod. Magánszeméllyel elég az egyik (rendszerint a fizetési adatokat tartalmazó igazolás).

Ha egyetlen kattintással szeretnéd megkapni mindkét dokumentumot az időmérőben rögzített valós óráidból — próbáld ki a Minteót.