Potvrda o izvršenom radu vs račun: kada i kako ih koristi slobodnjak

Slobodnjaci se često susreću s dva pojma — „potvrda o izvršenom radu” i „račun” — i ne razumiju u potpunosti zašto su potrebna oba. U praksi ih često miješaju, klijentu šalju krivi dokument ili se jednostavno snalaze s jednim. U ovom članku — konkretna razlika i kada je koji potreban.

Kratak odgovor

• Račun je zahtjev za plaćanje. Izdaje se prije plaćanja. Kaže: „Evo usluga/proizvoda — molim, platite iznos N do tog datuma.”
• Potvrda o izvršenom radu je potvrda izvršenja. Izdaje se nakon obavljenog posla. Kaže: „Potvrđujem da su ti poslovi obavljeni i da ih je klijent prihvatio.”

Jedan traži novac. Drugi bilježi da je posao obavljen. To su različite stvari.

Uobičajeni vremenski tijek

1. Dogovoriš se s klijentom o poslu i satnici.
2. Izdaš račun (često predujam 30-50%).
3. Klijent plati — novac sjedne na tvoj poslovni bankovni račun.
4. Obaviš posao.
5. Izdaš potvrdu o izvršenom radu, potpišeš je sa svoje strane.
6. Klijent potpiše potvrdu sa svoje strane.
7. Ako predujam nije pokrio cijeli iznos — izdaš još jedan račun za ostatak.
8. Novo plaćanje, nova potvrda ili jedna zbirna potvrda.

Neki rade bez predujma: odmah obave posao → istovremeno izdaju potvrdu + račun → plaćanje po obavljenom poslu. To je u redu, ali je rizičnije za izvođača.

Što treba sadržavati račun

Račun u praksi obično sadrži:

• Broj i datum izdavanja.
• Podatke izvođača — ime, porezni broj, poslovni bankovni račun/IBAN.
• Podatke klijenta — naziv, porezni/matični broj.
• Opis usluga — jedan ili više redaka s količinom, mjernom jedinicom, cijenom, iznosom.
• Ukupan iznos — i brojkama i slovima.
• Rok plaćanja — do kojeg se datuma očekuje.
• Potpis izvođača (za elektroničke račune često nije potreban).

Često dodaju: „Svrha plaćanja: plaćanje za usluge prema računu br. X od DD.MM.GGGG.” — kako bi klijent ispravno naveo pri bankovnoj uplati.

Što treba sadržavati potvrda

Potvrda o izvršenom radu ozbiljniji je dokument. Ona je službeni zapis o tome da je posao prihvaćen.

Obično sadrži:

• Naziv dokumenta.
• Datum sastavljanja.
• Naziv osobe/poduzeća u čije je ime sastavljen.
• Sadržaj i opseg obavljenog posla, mjernu jedinicu.
• Funkcije i imena odgovornih osoba.
• Vlastoručni ili elektronički potpis.

U praksi je potvrda gotovo kopija računa, ali s:

• Drugačijim nazivom.
• Dva potpisa — izvođača i klijenta.
• Često s retkom: „Strane nemaju potraživanja jedna prema drugoj.”

Po čemu se razlikuje od invoicea

U engleskom govornom području invoice je hibrid. On je i zahtjev za plaćanje i potvrda. Jedan dokument pokriva oba slučaja.

Dvostupanjski sustav (račun + potvrda) naslijeđe je računovodstvene tradicije nekih zemalja. U praksi za većinu slobodnjaka jedna potvrda o izvršenom radu + bankovni izvadak daju potpunu sliku.

A što je zapravo potrebno?

U većini slučajeva za dokumentiranje posla dovoljna je potvrda — kao temeljni dokument za knjigu prihoda. Račun je stvar dogovora s klijentom.

Neki veliki klijenti (osobito korporativni, banke) traže oba — prvo račun (za nalog za plaćanje), zatim potvrdu (za primopredaju radova). To je njihovo interno računovodstvo.

Mali ili inozemni klijenti često se snalaze s jednim dokumentom (ili uopće s invoiceom bez formalnosti).

Praktični savjeti

1. Uvijek napravi oba dokumenta „za svaki slučaj”. To je 2 minute tvog vremena. Nisi napravio račun — klijent kaže „nemam na temelju čega napraviti nalog za plaćanje”. Nisi napravio potvrdu — nemaš temeljni dokument za svoju knjigu.

2. Račun bez potvrde je predujam, a ne prihod. Novac na računu bez potpisane potvrde formalno još nije zatvoren kao prihod. Potvrda zatvara transakciju.

3. Čuvaj PDF kopije obaju dokumenata najmanje nekoliko godina. Koliko traje standardno razdoblje kontrola. Bolje i dulje.

4. Elektronički potpisi su valjani. Ne moraš ispisivati, potpisivati rukom i skenirati.

5. Za inozemne klijente dovoljan je jedan invoice na engleskom. Lokalne formalnosti njih ne zanimaju, ali za vlastitu knjigu svejedno je dobro napraviti internu potvrdu.

Kako je to u Minteu

U Minteu se oba dokumenta generiraju iz istih podataka:

• Stvoriš zapis → dobiješ dvije tipke „Preuzmi račun” i „Preuzmi potvrdu”.
• Pošalješ klijentu javnu poveznicu → on sam preuzme ono što mu treba.
• Postaviš svoje podatke jednom — automatski se uvrštavaju u sve buduće dokumente.

Nikakvih Excel tablica, nikakvih Word predložaka. Jednom postaviš — i svaki novi dokument generira se za 30 sekundi.