Potvrda o izvršenom radu vs račun: koji dokument kada treba
Koja je razlika između potvrde o izvršenom radu i računa. Jesu li to različiti dokumenti ili isti? Kada ih izdaje slobodnjak, što očekuje poslovni klijent. Bez računovodstvenog žargona.
„Pošalji mi račun” — kaže klijent, a ti paničariš jer si taj dokument zvao „zahtjev za plaćanje”, a već si izdao „potvrdu”. Je li to isto ili različito?
Ukratko: račun i zahtjev za plaćanje u većini su praksi obično jedno te isto. „Račun” je samo formalniji pojam (otud i factura — lat. „sastavljeno”). Neki računovodstveni sustavi prave razliku, ali za slobodnjaka je to isti papir.
A evo potvrda o izvršenom radu je nešto drugo. Razmotrimo.
Brza tablica
| Račun (= zahtjev za plaćanje) | Potvrda o izvršenom radu | |
|---|---|---|
| Kada se izdaje | Prije plaćanja | Nakon obavljenog posla |
| Svrha | Zahtjev za plaćanje: „Molim, platite iznos N” | Potvrda: „Posao je obavljen i prihvaćen” |
| Obveznost | Obično da — poslovni klijent ne plaća bez računa | Da — za dokumentaciju, osobito s tvrtkama |
| Što sadrži | Popis usluga/proizvoda, cijene, podaci za plaćanje, rok | Popis obavljenog, činjenicu prihvaćanja, potpise obiju strana |
| Potpis klijenta | Nije potreban | Potreban je |
| Što klijent radi s njim | Predaje računovodstvu → plaćaju | Uvrštava u dokumentaciju → otpisuje trošak |
Ukratko riječima
- Prvo račun. Kažeš: „Evo usluga, evo iznosa, evo kamo platiti.”
- Klijent plaća.
- Obaviš posao (ako ga još nisi; ili potvrdiš obavljeno).
- Izdaš potvrdu. Kažeš: „Potvrđujem da je posao obavljen, klijent ga je prihvatio.”
U nekim se scenarijima račun izdaje nakon izvršenja (post-paid). U drugima — prije (predujam). Logika se ne mijenja.
Zašto tvrtke traže i jedno i drugo
Jer su to dva različita dokumenta s različitom svrhom:
- Račun — osnova za prijenos sredstava iz banke klijenta. Bez njega računovodstvo ne pokreće plaćanje.
- Potvrda o izvršenom radu — osnova za otpis troška u računovodstvu klijenta. Bez potvrde trošak „visi”.
Za tebe kao slobodnjaka to znači: za jedan projekt s tvrtkom obično izdaješ oba dokumenta. Prvo račun, nakon izvršenja — potvrdu.
„Ali meni plaća fizička osoba — trebaju li mi i račun i potvrda?”
Ako je klijent fizička osoba (ne poduzetnik) — formalno je dovoljan i račun. Potvrda je po želji, radi reda kod tebe.
U praksi mnogi slobodnjaci jednostavno izdaju jednu potvrdu nakon svega: i kao potvrdu posla i kao nositelja „podataka za plaćanje”. To nije sasvim po pravilima, ali svi tako rade i obično nitko ne prigovara.
Česte pogreške
1. Potvrdu nazvati računom. Klijent otvori tvoj PDF i ondje piše „POTVRDA o izvršenom radu” — a on je htio račun jer još nije platio. To ga zbunjuje i odgađa plaćanje. Izdaj potreban dokument.
2. Jedan dokument umjesto dva. Neki slobodnjaci spajaju: „Račun-potvrda”. To je nestandardno i neka računovodstva klijenta se zbune. Bolje dva odvojena dokumenta.
3. Datum potvrde = datum računa. Ne. Datum potvrde je datum prihvaćanja posla. Obično je to nakon što je klijent platio i primio rezultat. Inače je pravno slaba točka.
Kako se to radi u Minteu
U jednom radnom tijeku generiraju se oba PDF-a iz istih podataka:
- Pritisneš „Stvori račun” → dobiješ PDF „Račun”.
- Posao je obavljen, plaćeno je → isti zapis → „Preuzmi potvrdu” → dobiješ PDF „Potvrda o izvršenom radu”.
Podaci, opis, iznos, potpisi — isti su i automatski usklađeni. Ne moraš raditi zasebnu tablicu u Wordu i kopirati podatke.
Zaključak
- Račun (= zahtjev za plaćanje) — o novcu. Prije plaćanja.
- Potvrda o izvršenom radu — o poslu. Nakon izvršenja.
S tvrtkom obično izdaješ oba. S fizičkom osobom dovoljan je jedan (obično potvrda s podacima za plaćanje).
Ako želiš jednim klikom dobiti oba dokumenta iz stvarnih sati u alatu za praćenje — isprobaj Minteo.