Акт vs Рахунок на оплату: коли і як використовує ФОП

Український фрілансер часто бачить два терміни — “акт виконаних робіт” і “рахунок на оплату” — і не до кінця розуміє, навіщо потрібні обидва. На практиці їх часто плутають, шлють замовнику не той документ, або взагалі обходяться одним. У цьому пості — конкретна різниця і коли який потрібен.

Коротка відповідь

• Рахунок на оплату — це запит на оплату. Виставляється до оплати. Каже: “Ось послуги/товари — будь ласка, заплатіть N грн до такої дати.”
• Акт виконаних робіт — це підтвердження виконання. Виставляється після виконання роботи. Каже: “Підтверджую, що ці роботи виконано, замовник їх прийняв.”

Один документ просить грошей. Інший фіксує що робота зроблена. Це різне.

Звичайний хронологічний потік

1. Ти домовляєшся з клієнтом про роботу і ставку.
2. Виставляєш рахунок на оплату (часто аванс 30-50%).
3. Клієнт оплачує — гроші падають на твій рахунок ФОП.
4. Ти виконуєш роботу.
5. Виставляєш акт виконаних робіт, підписуєш сам.
6. Клієнт підписує акт зі свого боку.
7. Якщо аванс не покривав усю суму — виставляєш ще один рахунок на залишок.
8. Знов оплата, знов акт або один загальний акт.

Деякі обходяться без авансу: відразу роблять роботу → виставляють акт + рахунок одночасно → оплата по факту. Це нормально, але ризикованіше для виконавця.

Що має бути в рахунку

Юридично жорстких вимог в Україні для ФОП-послуг немає (за винятком ПДВ-платників, але це окремий випадок). На практиці рахунок має:

• Номер і дату виставлення.
• Реквізити виконавця — ФОП ПІБ, ІПН, IBAN рахунку.
• Реквізити замовника — назва, ІПН/ЄДРПОУ.
• Опис послуг — рядок або кілька з кількістю, одиницею, ставкою, сумою.
• Загальну суму — як цифрами, так і прописом.
• Термін оплати — до якої дати очікується.
• Підпис виконавця (хоча для електронних рахунків часто не потрібен).

Часто додають “Призначення платежу: оплата за послуги згідно з рахунком №X від ДД.ММ.РРРР” — щоб клієнт правильно вказав у банку.

Що має бути в акті

Акт виконаних робіт серйозніший документ. Він — первинний документ бухобліку (Закон №996-XIV “Про бухгалтерський облік”).

Обов’язкові реквізити (стаття 9 закону):

• Назва документа.
• Дата складання.
• Назва підприємства/ФОП, від імені якого складено.
• Зміст і обсяг господарської операції, одиниця виміру.
• Посади і прізвища відповідальних осіб.
• Особистий підпис або інші ідентифікуючі дані (для електронних — електронний підпис чи кваліфікований підпис).

В практиці акт майже копія рахунку, але з:

• Іншою назвою.
• Двома підписами — виконавець і замовник.
• Часто рядком: “Сторони не мають претензій одна до одної”.

Чим відрізняються від інвойсу (invoice)

В англомовному світі invoice — це гібрид. Він і запит на оплату, і підтвердження. Один документ покриває обидва кейси.

В Україні ця дворівнева система (рахунок + акт) — спадщина радянського обліку. Хоча де-факто для більшості фрілансерів-ФОП один акт + банківська виписка дають повну картину для податкової.

А що каже податкова?

Для ФОП 2 і 3 групи (єдиний податок) обов’язковий лише акт — як первинний документ для книги обліку доходів. Рахунок — за домовленістю з клієнтом.

Деякі великі клієнти (особливо корпоративні, банки) вимагають обидва — спочатку рахунок (для платіжного доручення), потім акт (для прийому-передачі робіт). Це їхня внутрішня бухгалтерія, не закон.

Маленькі клієнти або іноземні часто обходяться актом (або взагалі invoice’ом без формальностей).

Практичні поради

1. Завжди роби обидва документи “про всяк випадок”. Це 2 хвилини твого часу. Не зробив рахунок — клієнт каже “не маю на що зробити платіжку”. Не зробив акт — у тебе нема первинки для книги обліку.

2. Рахунок без акта — це аванс, не дохід. Гроші на рахунку без підписаного акта формально ще не закриті як дохід. Акт закриває операцію.

3. Зберігай PDF-копії обох документів мінімум 3 роки. Стандартний термін податкових перевірок. Краще 5.

4. Електронні підписи в Україні легальні — Дія.Підпис, KEP, Smart-ID. Не треба роздруковувати, підписувати ручкою і сканувати.

5. Для іноземних клієнтів — досить одного invoice англійською. Українські формалізми їх не цікавлять, але тобі все одно треба зробити внутрішній акт для своєї книги обліку.

Як це в Minteo

В Minteo обидва документи генеруються з одних даних:

• Виставляєш інвойс → отримуєш дві кнопки “Завантажити рахунок” і “Завантажити акт”.
• Шлеш замовнику публічне посилання → він сам качає те, що йому потрібно.
• Налаштовуєш реквізити ФОП один раз — підставляються автоматично у всі майбутні документи.

Ніяких таблиць Excel, ніяких Word-шаблонів. Раз налаштував — і кожен новий документ генерується за 30 секунд.