Акт виконаних робіт vs Рахунок-фактура: коли який документ потрібен
У чому різниця між актом і рахунком-фактурою. Це різні документи чи один? Коли виставляє ФОП, що очікує клієнт-юрособа. Без бухгалтерського жаргону.
«Надішли мені рахунок-фактуру» — каже клієнт, і в тебе паніка, бо ти називав цей документ “рахунок на оплату”, а вже виставив “акт”. Одне і те ж чи різне?
Коротко: рахунок-фактура і рахунок на оплату — у вітчизняній практиці зазвичай одне і те ж. Просто “рахунок-фактура” — більш формальний термін (звідси factura — лат. “складена”). Деякі бухгалтерські системи розрізняють, але для ФОП-фрілансера це той самий папір.
А ось акт виконаних робіт — це інше. Розглянемо.
Швидка таблиця
| Рахунок-фактура (= рахунок на оплату) | Акт виконаних робіт | |
|---|---|---|
| Коли виставляти | До оплати | Після виконання роботи |
| Призначення | Запит на оплату: «Прошу заплатити N грн» | Підтвердження: «Роботи виконано і прийнято» |
| Обов’язковість | Зазвичай так — клієнт-юрособа не оплатить без рахунка | Так — для документообігу, особливо з юрособами |
| Що містить | Перелік послуг/товарів, ціни, реквізити для оплати, термін оплати | Перелік виконаного, факт прийняття, підписи обох сторін |
| Підпис клієнта | Не потрібен | Потрібен |
| Що з ним робить клієнт | Передає в бухгалтерію → вони оплачують | Вкладає у документообіг → списує витрату |
Якщо коротко словами
- Спочатку — рахунок-фактура. Кажеш: “Ось послуги, ось сума, ось куди заплатити”.
- Клієнт оплачує.
- Ти виконуєш роботу (якщо ще не виконав; або підтверджуєш виконане).
- Виставляєш акт. Кажеш: “Підтверджую, що роботи виконано, замовник прийняв”.
В деяких сценаріях рахунок виставляється після виконання (post-paid). В деяких — до (передоплата). Логіка не змінюється.
Чому юрособи просять і те, і те
Тому що це два різні документи з різним призначенням:
- Рахунок-фактура — підстава для переказу коштів з банку клієнта. Без нього бухгалтерія не запустить оплату.
- Акт виконаних робіт — підстава для списання витрати в бухобліку клієнта. Без акту витрата висить «зависла».
Для тебе як ФОПа це означає: для одного проєкту з юрособою ти зазвичай виставляєш обидва документи. Спочатку рахунок, після виконання — акт.
”А мені фізична особа платить — мені треба і рахунок, і акт?”
Якщо клієнт фізособа (не ФОП) — формально достатньо і рахунка. Акт — за бажанням, для порядку у себе.
На практиці багато ФОП просто виставляє один акт після всього: і як підтвердження роботи, і як «реквізити для оплати». Це не зовсім за правилами, але всі так роблять, і податкова не чіпляється.
Поширені помилки
1. Назвати акт рахунком. Клієнт відкриває твій PDF і там написано “АКТ виконаних робіт” — а він хотів рахунок-фактуру, бо ще не оплатив. Це його заплутає і затримає оплату. Виставляй потрібний документ.
2. Один документ замість двох. Деякі ФОПи об’єднують: “Акт-рахунок”. Це нестандартно і деякі бухгалтерії клієнта розгубляться. Краще два окремих документи.
3. Дата акту = дата виставлення рахунка. Ні. Дата акту — це дата прийняття роботи. Зазвичай це після того, як клієнт оплатив і отримав результат. Інакше юридично слабке місце.
Як це робиться в Minteo
В одному робочому процесі генеруються обидва PDF з однакових даних:
- Натиснув “Створити рахунок” → отримав PDF “Рахунок на оплату”.
- Робота виконана, оплачено → той самий запис → “Завантажити акт” → отримав PDF “Акт виконаних робіт”.
Реквізити, опис, сума, підписи — однакові і узгоджені автоматично. Не треба робити окрему таблицю в Word і копіювати дані.
Висновок
- Рахунок-фактура (= рахунок на оплату) — про гроші. До оплати.
- Акт виконаних робіт — про роботу. Після виконання.
З юрособою зазвичай виставляєш обидва. З фізособою достатньо одного (зазвичай акту з реквізитами).
Якщо хочеш одним кліком отримувати обидва документи з реальних годин у трекері — спробуй Minteo.