İş Tamamlama Belgesi vs Fatura: Serbest Çalışan Ne Zaman Hangisini Kullanır

Serbest çalışanlar genellikle iki terimle karşılaşır — “iş tamamlama belgesi (tutanak)” ve “fatura” — ve ikisinin neden gerektiğini tam anlamaz. Uygulamada bunlar sıkça karıştırılır, müşteriye yanlış belge gönderilir ya da yalnızca biriyle idare edilir. Bu yazıda somut farkı ve hangisinin ne zaman gerektiğini anlatıyoruz.

Kısa cevap

• Fatura, bir ödeme talebidir. Ödemeden önce düzenlenir. Şunu söyler: “İşte hizmetler/ürünler — lütfen şu tarihe kadar şu tutarı ödeyin.”
• İş tamamlama belgesi (tutanak), bir iş onayıdır. İş tamamlandıktan sonra düzenlenir. Şunu söyler: “Bu işlerin yapıldığını ve müşterinin teslim aldığını onaylıyorum.”

Biri para ister. Diğeri işin bitirildiğini kayıt altına alır. Bunlar farklı şeylerdir.

Tipik zaman çizelgesi

1. Müşteriyle iş ve ücret konusunda anlaşırsın.
2. Fatura düzenlersin (çoğunlukla %30-50 avans).
3. Müşteri öder — para iş hesabına geçer.
4. İşi yaparsın.
5. İş tamamlama belgesini düzenlersin, kendi tarafından imzalarsın.
6. Müşteri belgeyi kendi tarafından imzalar.
7. Avans tüm tutarı kapsamadıysa — kalan için bir fatura daha düzenlersin.
8. Tekrar ödeme, tekrar belge ya da tek bir toplu belge.

Bazıları avanssız çalışır: işi hemen yapar → belge + faturayı aynı anda düzenler → iş sonrası ödeme alır. Bu da olur ama yapan için daha risklidir.

Faturada ne olmalı

Faturada genellikle şunlar bulunur:

• Numara ve düzenleme tarihi.
• Yapanın bilgileri — ad, vergi numarası, iş banka hesabı/IBAN.
• Müşterinin bilgileri — unvan, vergi/sicil numarası.
• Hizmet açıklaması — miktar, birim, birim fiyat ve tutarı içeren bir veya birkaç satır.
• Toplam tutar — hem rakamla hem yazıyla.
• Ödeme vadesi — hangi tarihe kadar beklendiği.
• Yapanın imzası (elektronik faturalarda çoğunlukla gerekmez).

Müşterinin bankada doğru açıklama yazması için çoğunlukla “Ödeme açıklaması: GG.AA.YYYY tarihli X numaralı faturaya istinaden hizmet bedeli” satırı eklenir.

Belgede ne olmalı

İş tamamlama belgesi (tutanak) daha ciddi bir belgedir. İşin teslim alındığını ortaya koyan resmi bir kayıttır.

Genellikle şunlar bulunur:

• Belgenin adı.
• Düzenleme tarihi.
• Belgeyi düzenleyen kişinin/işletmenin adı.
• Yapılan işin içeriği ve hacmi, ölçü birimi.
• Sorumlu kişilerin unvan ve adları.
• Islak veya elektronik imza.

Uygulamada belge neredeyse faturanın bir kopyasıdır, ancak:

• Farklı bir başlığı vardır.
• İki imza içerir — yapan ve müşteri.
• Çoğunlukla şu satır eklenir: “Taraflar birbirinden herhangi bir talepte bulunmamaktadır.”

Fatura (invoice) ile farkı

İngilizce konuşulan dünyada invoice bir melezdir. Hem ödeme talebi hem de onaydır. Tek belge her iki durumu da kapsar.

İki aşamalı sistem (fatura + tamamlama belgesi) ise bazı ülkelerin muhasebe geleneğidir. Pratikte çoğu serbest çalışan için tek bir tamamlama belgesi + banka ekstresi tam bir resim sunar.

Pratikte ne gerekir?

Çoğu durumda iş kaydı için tamamlama belgesi yeterlidir — gelir defterinin temel belgesi olarak. Fatura, müşteriyle yapılan anlaşmaya bağlıdır.

Bazı büyük müşteriler (özellikle kurumsal şirketler, bankalar) ikisini birden ister — önce fatura (ödeme talimatı için), sonra tamamlama belgesi (iş teslim-tesellümü için). Bu, onların iç muhasebesidir.

Küçük veya yurt dışı müşteriler çoğunlukla tek belgeyle idare eder (ya da resmiyet olmadan bir invoice ile).

Pratik tavsiyeler

1. Her zaman “ne olur ne olmaz” diye her iki belgeyi de hazırla. Bu, zamanından 2 dakika alır. Fatura yapmazsan müşteri “ödeme talimatı düzenleyecek dayanağım yok” der. Belge yapmazsan kayıtların için temel belgen olmaz.

2. Belgesiz fatura, gelir değil avanstır. İmzalı belge olmadan hesaptaki para resmi olarak kapanmış gelir sayılmaz. Belge işlemi kapatır.

3. Her iki belgenin de PDF kopyalarını en az birkaç yıl sakla. Standart denetim süresi kadar. Daha uzunu daha iyi.

4. Elektronik imzalar geçerlidir. Belgeleri yazdırıp elle imzalayıp taramana gerek yok.

5. Yurt dışı müşteriler için İngilizce tek bir invoice yeterlidir. Yerel formaliteler onları ilgilendirmez, ama yine de kendi kayıtların için bir iç belge düzenlemen iyi olur.

Minteo’da bu nasıl olur

Minteo’da her iki belge de aynı verilerden üretilir:

• Bir kayıt oluşturursun → “Fatura indir” ve “Belge indir” şeklinde iki buton alırsın.
• Müşteriye herkese açık bir bağlantı gönderirsin → ihtiyacı olanı kendisi indirir.
• Bilgilerini bir kez ayarlarsın — ileride gelecek tüm belgelere otomatik yerleşir.

Excel tablolarına, Word şablonlarına gerek yok. Bir kez ayarla — her yeni belge 30 saniyede üretilsin.