Arbetsintyg vs. faktura: vilket dokument behöver du när
Vad är skillnaden mellan ett arbetsintyg och en faktura? Är det olika dokument eller ett? När skickar du vad som frilansare och vad förväntar sig en företagskund. Utan bokföringsjargong.
„Skicka mig fakturan” — säger kunden, och du får lite panik, eftersom du kallade dokumentet något annat och redan har skickat ett „arbetsintyg”. Är det samma sak eller något annat?
Kort sagt: det kunder kallar „faktura” eller „proformafaktura” är i praktiken oftast en och samma sak — en betalningsbegäran. „Faktura” är bara den mer formella termen (från latinets factura, „det gjorda”). Vissa bokföringssystem skiljer på dem, men för dig som frilansare är det samma dokument.
Arbetsintyget däremot är något annat. Låt oss titta närmare.
Den snabba tabellen
| Faktura (= betalningsbegäran) | Arbetsintyg | |
|---|---|---|
| När skickas det | Före betalning | Efter att arbetet är klart |
| Syfte | Betalningsbegäran: „Var god betala” | Bekräftelse: „Arbetet utfört och godkänt” |
| Obligatoriskt? | Oftast ja — en företagskund betalar inte utan faktura | Ja — för dokumentationen, särskilt med företag |
| Innehåll | Lista över tjänster, priser, betaluppgifter, villkor | Lista över utfört arbete, godkännandenotering, båda parters signaturer |
| Kundens signatur | Behövs inte | Behövs |
| Vad kunden gör med det | Ger det till ekonomiavdelningen → de betalar | Lägger det i bokföringen → bokför kostnaden |
Sammanfattat i ord
- Först fakturan. Du säger: „Här är tjänsterna, här är summan, hit betalar du.”
- Kunden betalar.
- Du utför arbetet (om det inte redan är gjort; eller bekräftar det utförda).
- Du skapar arbetsintyget. Du säger: „Härmed bekräftar jag att arbetet är utfört och godkänt.”
I vissa scenarier skickar du fakturan efter leverans (betalning i efterhand), i andra före (förskott). Logiken ändras inte.
Varför företag ber om båda
För att det är två olika dokument med olika syfte:
- Fakturan är underlaget för överföringen från kundens konto. Utan den startar ekonomiavdelningen ingen betalning.
- Arbetsintyget är underlaget för att bokföra kostnaden. Utan det hänger kostnaden i luften.
För dig som frilansare betyder det: vid ett projekt med ett företag skickar du oftast båda dokumenten. Först fakturan, efter avslut intyget.
„En privatperson betalar mig — behöver jag både faktura och intyg?”
Är din kund en privatperson räcker formellt ofta fakturan. Intyget är frivilligt, för din egen ordning.
I praktiken gör många frilansare bara ett intyg efteråt — samtidigt som prestationsbekräftelse och med betaluppgifterna på. Inte helt enligt regelboken, men vanligt och oftast problemfritt.
Vanliga misstag
1. Att kalla intyget för en faktura. Kunden öppnar din PDF och läser „arbetsintyg” — men ville ha en faktura, eftersom hen inte betalat än. Det förvirrar och försenar betalningen. Skicka rätt dokument.
2. Ett dokument i stället för två. Vissa slår ihop båda till ett „faktura-intyg”. Det är ovanligt, och vissa ekonomiavdelningar blir förvirrade. Hellre två separata dokument.
3. Intygets datum = fakturans datum. Nej. Intygets datum är datumet för godkännande — oftast efter att kunden betalat och fått resultatet. Annars är det en juridiskt svag punkt.
Hur det görs i Minteo
I ett enda arbetsflöde skapas båda PDF:erna från samma data:
- Du klickar „Skapa faktura” → får PDF:en „Faktura”.
- Arbetet klart, betalt → samma post → „Ladda ner arbetsintyg” → du får PDF:en „Arbetsintyg”.
Uppgifter, beskrivning, summa, signaturer — allt identiskt och automatiskt samordnat. Ingen separat Word-tabell, inget kopierande av data.
Slutsats
- Fakturan handlar om pengar. Före betalning.
- Arbetsintyget handlar om arbetet. Efter avslut.
Med ett företag skickar du oftast båda. Med en privatperson räcker oftast ett (vanligtvis intyget med betaluppgifter).
Vill du få båda dokumenten med ett klick utifrån de verkliga timmarna i din tracker — prova Minteo.