Preberací protokol vs faktúra: ktorý dokument a kedy
Aký je rozdiel medzi preberacím protokolom a faktúrou. Sú to rôzne dokumenty, alebo jeden? Kedy ich vystavuje freelancer a čo očakáva firemný klient. Bez účtovného žargónu.
„Pošli mi faktúru,” povie klient, a ty spanikáriš, lebo si tomu dokumentu hovoril „vyúčtovanie” a už si vystavil „protokol”. Rovnaké, alebo iné?
Stručne: proforma faktúra a faktúra (žiadosť o platbu) sú v praxi zvyčajne to isté. „Proforma” je len formálnejšie označenie. Niektoré účtovné systémy ich rozlišujú, ale pre freelancera-jednotlivca je to ten istý papier.
A preberací protokol je niečo iné. Poďme to rozobrať.
Rýchla tabuľka
| Faktúra (žiadosť o platbu) | Preberací protokol | |
|---|---|---|
| Kedy vystaviť | Pred platbou | Po dokončení práce |
| Účel | Žiadosť: „Prosím zaplaťte túto sumu” | Potvrdenie: „Práce boli vykonané a prevzaté” |
| Povinnosť | Zvyčajne áno — firemný klient bez faktúry nezaplatí | Áno — pre obeh dokladov, najmä s firmami |
| Čo obsahuje | Zoznam služieb/tovaru, ceny, platobné údaje, termín | Zoznam vykonaného, fakt prevzatia, podpisy oboch strán |
| Podpis klienta | Netreba | Treba |
| Čo s tým klient robí | Odovzdá do účtovníctva → tí zaplatia | Založí do obehu → zaúčtuje náklad |
Keď to stručne slovami
- Najprv — faktúra. Hovoríš: „Tu sú služby, tu suma, tu kam zaplatiť.”
- Klient zaplatí.
- Vykonáš prácu (ak si ju ešte neurobil; alebo potvrdíš vykonané).
- Vystavíš protokol. Hovoríš: „Potvrdzujem, že práce boli vykonané, klient prevzal.”
V niektorých scenároch sa faktúra vystavuje po vykonaní (post-paid). V iných — pred (predplatba). Logika sa nemení.
Prečo firmy chcú obe
Pretože sú to dva rôzne dokumenty s rôznym účelom:
- Faktúra je podklad pre prevod prostriedkov z banky klienta. Bez nej účtovníctvo platbu nespustí.
- Preberací protokol je podklad pre zaúčtovanie nákladu v účtovníctve klienta. Bez protokolu náklad „visí”.
Pre teba to znamená: pri jednom projekte s firmou zvyčajne vystavuješ oba dokumenty. Najprv faktúru, po vykonaní — protokol.
„Ale platí mi fyzická osoba — potrebujem faktúru aj protokol?”
Ak je klient fyzická osoba, formálne stačí aj samotná faktúra. Protokol — voliteľne, pre poriadok u seba.
V praxi mnoho freelancerov vystaví jednoducho jeden protokol po všetkom: ako potvrdenie práce aj ako „platobné údaje”. Nie je to celkom podľa pravidiel, ale robí to veľa ľudí a problémy zvyčajne nie sú.
Časté chyby
1. Nazvať protokol faktúrou. Klient otvorí tvoj PDF a tam je napísané „PREBERACÍ PROTOKOL” — ale on chcel faktúru, lebo ešte nezaplatil. To ho zmätie a zdrží platbu. Vystav správny dokument.
2. Jeden dokument namiesto dvoch. Niektorí to spájajú: „Protokol-faktúra”. To je neštandardné a niektoré účtovníctva klienta sa v tom stratia. Lepšie sú dva samostatné dokumenty.
3. Dátum protokolu = dátum vystavenia faktúry. Nie. Dátum protokolu je dátum prevzatia práce. Zvyčajne je to potom, čo klient zaplatil a dostal výsledok. Inak je to právne slabé miesto.
Ako sa to robí v Minteo
V jednom pracovnom procese sa generujú oba PDF z rovnakých dát:
- Klikneš „Vytvoriť faktúru” → dostaneš PDF „Faktúra”.
- Práca hotová, zaplatené → ten istý záznam → „Stiahnuť protokol” → dostaneš PDF „Preberací protokol”.
Údaje, popis, suma, podpisy — rovnaké a zladené automaticky. Netreba robiť zvlášť tabuľku vo Worde a kopírovať dáta.
Záver
- Faktúra — o peniazoch. Pred platbou.
- Preberací protokol — o práci. Po vykonaní.
S firmou zvyčajne vystavuješ oba. S fyzickou osobou stačí jeden (zvyčajne protokol s platobnými údajmi).
Ak chceš jedným kliknutím dostávať oba dokumenty z reálnych hodín v trackeri — vyskúšaj Minteo.