Auto de conclusão (acto) vs Fatura: quando e como usá-los como freelancer

Muitos freelancers veem dois termos — «auto de trabalho concluído» e «fatura» — e não percebem totalmente porque é que ambos são necessários. Na prática, confundem-se com frequência: envia-se ao cliente o documento errado, ou usa-se apenas um. Neste artigo está a diferença concreta e quando cada um é necessário.

A resposta curta

• A fatura é um pedido de pagamento. É emitida antes do pagamento. Diz: «Aqui estão os serviços/bens — por favor, pague o montante X até esta data.»
• O auto de conclusão (acto) é uma confirmação de execução. É emitido depois de concluído o trabalho. Diz: «Confirmo que estes trabalhos foram realizados e o cliente aceitou-os.»

Um documento pede dinheiro. O outro atesta que o trabalho está feito. São coisas diferentes.

O fluxo cronológico habitual

1. Combina com o cliente o trabalho e a tarifa.
2. Emite a fatura para pagamento (muitas vezes um adiantamento de 30-50%).
3. O cliente paga — o dinheiro entra na sua conta.
4. Realiza o trabalho.
5. Emite o auto de conclusão e assina-o.
6. O cliente assina o auto do seu lado.
7. Se o adiantamento não cobria a totalidade, emite outra fatura pelo saldo.
8. Novo pagamento, novo auto (ou um único auto global).

Alguns trabalham sem adiantamento: realizam o trabalho de imediato → emitem o auto e a fatura em simultâneo → pagamento contra entrega. É normal, mas mais arriscado para quem executa.

O que deve constar na fatura

Na prática, uma fatura deve ter:

• Número e data de emissão.
• Dados de quem executa — nome/firma, número de contribuinte, IBAN da conta.
• Dados do cliente — nome/firma, número de contribuinte.
• Descrição dos serviços — uma ou várias linhas com quantidade, unidade, tarifa, montante.
• Montante total — em algarismos e, quando aplicável, por extenso.
• Prazo de pagamento — até que data é esperado.
• Assinatura de quem executa (embora para faturas eletrónicas muitas vezes não seja necessária).

Costuma acrescentar-se um descritivo: «Pagamento de serviços conforme a fatura n.º X de DD/MM/AAAA» — para que o cliente o indique corretamente na transferência.

O que deve constar no auto

O auto de conclusão é um documento mais formal: é o que atesta oficialmente a prestação realizada.

Elementos habituais:

• Designação do documento.
• Data de elaboração.
• Nome de quem o emite.
• Conteúdo e volume da prestação, unidade de medida.
• Referência às pessoas responsáveis.
• Assinatura autógrafa ou outros dados identificativos (para documentos eletrónicos, uma assinatura digital).

Na prática, o auto é quase uma cópia da fatura, mas com:

• Uma designação diferente.
• Duas assinaturas — quem executa e o cliente.
• Muitas vezes uma linha: «As partes não têm reclamações entre si.»

Em que difere da invoice anglo-saxónica

No mundo anglo-saxónico, a invoice é um híbrido. É simultaneamente pedido de pagamento e confirmação. Um único documento cobre ambos os casos.

Noutros contextos, este sistema a dois níveis (fatura + auto) é herança de práticas contabilísticas mais burocráticas. De facto, para a maioria dos freelancers um único auto mais o extrato bancário dão uma imagem completa.

E em termos fiscais?

Consoante o contexto, o documento exigido varia. Alguns clientes grandes (sobretudo empresas e bancos) exigem ambos — primeiro a fatura (para ordenar a transferência) e depois o auto (para a receção dos trabalhos). É a contabilidade interna deles, não uma obrigação legal sua.

Os clientes pequenos ou estrangeiros muitas vezes bastam-se com um único documento (ou com uma simples invoice sem formalidades).

Conselhos práticos

1. Prepare sempre ambos os documentos «por precaução». Custa-lhe 2 minutos. Sem fatura, o cliente diz «não tenho em que basear o pagamento». Sem auto, não tem comprovativo da prestação para a sua contabilidade.

2. Uma fatura sem auto é um adiantamento, não um rendimento. O dinheiro na conta sem um auto assinado não encerra formalmente a operação. É o auto que a encerra.

3. Guarde cópias em PDF de ambos os documentos pelo menos 3 a 5 anos. É o período de referência em caso de inspeção.

4. As assinaturas eletrónicas são válidas — não é preciso imprimir, assinar à caneta e digitalizar.

5. Para clientes estrangeiros basta muitas vezes uma única invoice em inglês. Os formalismos locais não lhes interessam, mas a si convém-lhe na mesma manter um documento interno para a sua contabilidade.

Como funciona no Minteo

No Minteo, ambos os documentos são gerados a partir dos mesmos dados:

• Cria a fatura → obtém dois botões, «Descarregar fatura» e «Descarregar auto».
• Envia ao cliente um link público → ele descarrega o que precisa.
• Configura os seus dados uma só vez — são inseridos automaticamente em todos os documentos futuros.

Sem folhas de Excel, sem modelos de Word. Configura uma vez e cada novo documento gera-se em 30 segundos.