Auto de conclusão (acto) vs Fatura: que documento é necessário

«Envia-me a fatura», diz o cliente, e dá-te o pânico porque chamavas a esse documento «nota de pagamento» e já emitiste um «auto». É a mesma coisa ou não?

Em resumo: fatura e nota de pagamento são, na prática corrente, normalmente a mesma coisa. «Fatura» é apenas o termo mais formal (de factura, lat. «composta»). Alguns sistemas contabilísticos distinguem-nos, mas para um freelancer é o mesmo papel.

O auto de conclusão, por outro lado, é outra coisa. Vejamos.

Tabela rápida

	Fatura (= nota de pagamento)	Auto de conclusão
Quando emitir	Antes do pagamento	Depois de executado o trabalho
Finalidade	Pedido de pagamento: «Solicita-se o pagamento do montante X»	Confirmação: «Os trabalhos foram realizados e aceites»
Obrigatoriedade	Normalmente sim — um cliente empresa não paga sem fatura	Sim — para a gestão documental, sobretudo com empresas
O que contém	Lista de serviços/bens, preços, dados de pagamento, prazo	Lista do realizado, confirmação de aceitação, assinaturas de ambas as partes
Assinatura do cliente	Não necessária	Necessária
O que o cliente faz com ele	Passa-o à contabilidade → ordenam o pagamento	Integra-o na documentação → regista o gasto

Em palavras simples

1. Primeiro a fatura. Dizes: «Aqui estão os serviços, aqui o montante, aqui onde pagar».
2. O cliente paga.
3. Tu executas o trabalho (se ainda não o fizeste, ou confirmas o realizado).
4. Emites o auto. Dizes: «Confirmo que os trabalhos foram realizados e o cliente aceitou-os».

Em alguns cenários, a fatura é emitida depois da execução (post-paid). Noutros, antes (adiantamento). A lógica não muda.

Porque é que as empresas pedem ambos

Porque são dois documentos diferentes com finalidades diferentes:

• A fatura é a base para a transferência dos fundos a partir do banco do cliente. Sem ela, a contabilidade não inicia o pagamento.
• O auto de conclusão é a base para registar o gasto na contabilidade do cliente. Sem auto, o gasto fica «em suspenso».

Para ti como freelancer, isto significa: para um projeto com uma empresa, emites geralmente ambos os documentos. Primeiro a fatura; após a execução, o auto.

«Mas é um particular que me paga — preciso de fatura e auto?»

Se o cliente é um particular, formalmente basta a fatura. O auto é opcional, para teres ordem nos teus papéis.

Na prática, muitos freelancers emitem simplesmente um único auto no fim: como confirmação do trabalho e, ao mesmo tempo, com os dados de pagamento. Não é totalmente «pelas regras», mas é uma prática difundida.

Erros comuns

1. Chamar «fatura» ao auto. O cliente abre o teu PDF e encontra «AUTO de conclusão» — mas queria uma fatura, porque ainda não pagou. Isto confunde-o e atrasa o pagamento. Emite o documento certo.

2. Um só documento em vez de dois. Alguns juntam tudo num «auto-fatura». É pouco padronizado e a contabilidade do cliente pode atrapalhar-se. Melhor dois documentos separados.

3. Data do auto = data de emissão da fatura. Não. A data do auto é a data de aceitação do trabalho. Costuma ser depois de o cliente ter pago e recebido o resultado. Caso contrário, é um ponto juridicamente frágil.

Como funciona no Minteo

Num único fluxo de trabalho, ambos os PDF são gerados a partir dos mesmos dados:

• Clicas em «Criar fatura» → obténs o PDF «Fatura».
• Trabalho realizado, pago → o mesmo registo → «Descarregar auto» → obténs o PDF «Auto de conclusão».

Dados, descrição, montante, assinaturas: tudo coerente e alinhado automaticamente. Não é preciso uma tabela separada no Word nem copiar dados à mão.

Conclusão

• Fatura (= nota de pagamento) — é sobre dinheiro. Antes do pagamento.
• Auto de conclusão — é sobre o trabalho. Depois da execução.

Com uma empresa, emites geralmente ambos. Com um particular, basta um (normalmente o auto com os dados de pagamento).

Se quiseres obter ambos os documentos com um clique a partir das horas reais registadas no tracker, experimenta o Minteo.