業務完了証明書と請求書：どの書類がいつ必要か

「請求書を送って」とクライアントに言われ、あなたはパニックになります。なぜなら、その書類を「支払いの依頼」と呼んでいたのに、すでに「証明書」を発行してしまったからです。同じものなのか、別物なのか？

簡単に言うと、請求書（invoice）と支払いの依頼は、ほとんどの実務では通常同じものです。「invoice」はより形式ばった言い方にすぎません（語源の factura はラテン語で「作成されたもの」）。一部の会計システムは区別しますが、フリーランスにとっては同じ紙です。

一方、業務完了証明書は別物です。詳しく見ていきましょう。

早見表

	請求書（＝支払いの依頼）	業務完了証明書
いつ発行するか	支払いの前	仕事が完了した後
目的	支払いの依頼：「金額をお支払いください」	確認：「仕事が完了し、受領された」
必須かどうか	通常は必須——法人クライアントは請求書なしには支払わない	必須——書類管理のため、特に法人相手
記載内容	サービス/商品の一覧、価格、支払情報、期限	完了した内容の一覧、受領の事実、双方の署名
クライアントの署名	不要	必要
クライアントの扱い	経理に渡す → 支払う	書類管理に組み込む → 費用として計上する

ことばで簡単にまとめると

1. まず請求書。「これがサービス、これが金額、ここに支払ってください」と伝えます。
2. クライアントが支払う。
3. 仕事を行う（まだ行っていない場合。あるいは完了したことを確認する）。
4. 証明書を発行する。「仕事が完了し、クライアントが受領したことを証明します」と伝えます。

シナリオによっては、請求書を完了後に発行します（後払い）。あるいは前に発行します（前払い）。論理は変わりません。

なぜ法人は両方を求めるのか

それは目的の異なる2つの別々の書類だからです。

• 請求書——クライアントの銀行からの資金移動の根拠です。これがなければ経理は支払いを開始しません。
• 業務完了証明書——クライアントの会計上で費用を計上する根拠です。証明書がなければ費用が「宙に浮いた」ままになります。

あなたにとっては、法人クライアントとの1つのプロジェクトでは通常両方の書類を発行することを意味します。まず請求書、完了後に証明書です。

「でも支払うのは個人なんだけど——請求書と証明書、両方いる？」

クライアントが個人（事業者でない）の場合、形式的には請求書だけで十分です。証明書は自分の整理のため、任意です。

実務では、多くのフリーランスがすべての後に証明書を1通だけ発行します。仕事の確認としても、「支払情報」の担い手としても使うわけです。これは厳密には正規のやり方ではありませんが、皆こうしており、通常は問題になりません。

よくある間違い

1. 証明書を請求書と勘違いする。 クライアントがあなたのPDFを開くと「業務完了証明書」と書かれている——でも先方はまだ支払っていないので請求書が欲しかった。これは混乱を招き、支払いを遅らせます。必要な書類を発行しましょう。

2. 2通のところを1通で済ませる。 一部のフリーランスは「請求書兼証明書」とまとめます。これは標準的でなく、一部のクライアントの経理は戸惑います。2通の別々の書類のほうがよいでしょう。

3. 証明書の日付＝請求書の日付。 違います。証明書の日付は仕事の受領日です。通常はクライアントが支払い、成果物を受け取った後です。そうでないと法的に弱点になります。

Minteo でのやり方

1つのワークフローで、同じデータから両方のPDFが生成されます。

• 「請求書を作成」を押す → 「請求書」のPDFを取得。
• 仕事が完了し、支払い済み → 同じレコード → 「証明書をダウンロード」 → 「業務完了証明書」のPDFを取得。

情報・内容・金額・署名はすべて同じで、自動的に一致します。Wordで別の表を作ってデータをコピーする必要はありません。

まとめ

• 請求書（＝支払いの依頼）——お金についての書類。支払いの前。
• 業務完了証明書——仕事についての書類。完了の後。

法人とは通常、両方を発行します。個人とは1通で十分です（通常は支払情報付きの証明書）。

タイムトラッカーに記録した実際の時間から、ワンクリックで両方の書類を取得したいなら——Minteo を試してみてください。