Leveringsbevis vs. faktura: hvilket dokument har du brug for hvornår

„Send mig lige fakturaen” — siger kunden, og du får lidt panik, fordi du kaldte dokumentet noget andet og allerede har sendt et „leveringsbevis”. Er det det samme eller noget andet?

Kort sagt: det, kunder kalder „faktura” eller „proformafaktura”, er i praksis som regel ét og det samme — en betalingsanmodning. „Faktura” er bare det mere formelle ord (fra latin factura, „det fremstillede”). Nogle bogføringssystemer skelner, men for dig som freelancer er det det samme dokument.

Leveringsbeviset derimod er noget andet. Lad os se nærmere.

Den hurtige tabel

	Faktura (= betalingsanmodning)	Leveringsbevis
Hvornår sendes det	Før betaling	Efter, arbejdet er færdigt
Formål	Betalingsanmodning: „Betal venligst”	Bekræftelse: „Arbejdet udført og godkendt”
Obligatorisk?	Som regel ja — en erhvervskunde betaler ikke uden faktura	Ja — til dokumentationen, især med virksomheder
Indhold	Liste over ydelser, priser, betalingsoplysninger, frist	Liste over udført arbejde, godkendelsesnotering, begge parters underskrifter
Kundens underskrift	Ikke nødvendig	Nødvendig
Hvad kunden gør med det	Giver det til bogholderiet → de betaler	Lægger det i bogføringen → bogfører udgiften

Sammenfattet i ord

1. Først fakturaen. Du siger: „Her er ydelserne, her er beløbet, hertil betaler du.”
2. Kunden betaler.
3. Du udfører arbejdet (hvis det ikke allerede er gjort; eller bekræfter det udførte).
4. Du laver leveringsbeviset. Du siger: „Hermed bekræfter jeg, at arbejdet er udført og godkendt.”

I nogle tilfælde sender du fakturaen efter levering (betaling bagud), i andre før (forudbetaling). Logikken ændrer sig ikke.

Hvorfor virksomheder beder om begge

Fordi det er to forskellige dokumenter med forskelligt formål:

• Fakturaen er grundlaget for overførslen fra kundens konto. Uden den sætter bogholderiet ingen betaling i gang.
• Leveringsbeviset er grundlaget for at bogføre udgiften. Uden det hænger udgiften i luften.

For dig som freelancer betyder det: ved et projekt med en virksomhed sender du som regel begge dokumenter. Først fakturaen, efter afslutning beviset.

„En privatperson betaler mig — har jeg så brug for både faktura og bevis?”

Er din kunde en privatperson, er fakturaen ofte nok formelt. Beviset er valgfrit, for din egen ordens skyld.

I praksis laver mange freelancere bare ét bevis bagefter — samtidig som ydelsesbekræftelse og med betalingsoplysningerne på. Ikke helt efter bogen, men almindeligt og som regel uden problemer.

Almindelige fejl

1. At kalde beviset for en faktura. Kunden åbner din PDF og læser „leveringsbevis” — men ville have en faktura, fordi vedkommende ikke har betalt endnu. Det forvirrer og forsinker betalingen. Send det rigtige dokument.

2. Ét dokument i stedet for to. Nogle slår begge sammen til ét „faktura-bevis”. Det er usædvanligt, og nogle bogholderier bliver forvirrede. Hellere to separate dokumenter.

3. Bevisets dato = fakturaens dato. Nej. Bevisets dato er datoen for godkendelse — som regel efter, at kunden har betalt og modtaget resultatet. Ellers er det et juridisk svagt punkt.

Sådan gøres det i Minteo

I ét arbejdsflow laves begge PDF’er ud fra de samme data:

• Du klikker „Opret faktura” → får PDF’en „Faktura”.
• Arbejde udført, betalt → samme post → „Download leveringsbevis” → du får PDF’en „Leveringsbevis”.

Oplysninger, beskrivelse, beløb, underskrifter — alt identisk og automatisk afstemt. Ingen separat Word-tabel, ingen kopiering af data.

Konklusion

• Fakturaen handler om penge. Før betaling.
• Leveringsbeviset handler om arbejdet. Efter afslutning.

Med en virksomhed sender du som regel begge. Med en privatperson er ét som regel nok (typisk beviset med betalingsoplysninger).

Vil du få begge dokumenter med ét klik ud fra de rigtige timer i din tracker — prøv Minteo.