Předávací protokol vs faktura: který dokument a kdy
Jaký je rozdíl mezi předávacím protokolem a fakturou. Jsou to různé dokumenty, nebo jeden? Kdy je vystavuje freelancer a co očekává firemní klient. Bez účetního žargonu.
„Pošli mi fakturu,” řekne klient, a ty zpanikaříš, protože jsi tomu dokumentu říkal „vyúčtování” a už jsi vystavil „protokol”. Stejné, nebo jiné?
Stručně: proforma faktura a faktura (žádost o platbu) jsou v praxi obvykle totéž. „Proforma” je jen formálnější označení. Některé účetní systémy je rozlišují, ale pro freelancera-jednotlivce je to tentýž papír.
A předávací protokol je něco jiného. Pojďme to rozebrat.
Rychlá tabulka
| Faktura (žádost o platbu) | Předávací protokol | |
|---|---|---|
| Kdy vystavit | Před platbou | Po dokončení práce |
| Účel | Žádost: „Prosím zaplaťte tuto částku” | Potvrzení: „Práce byly provedeny a převzaty” |
| Povinnost | Obvykle ano — firemní klient bez faktury nezaplatí | Ano — pro oběh dokladů, zvlášť s firmami |
| Co obsahuje | Seznam služeb/zboží, ceny, platební údaje, termín | Seznam provedeného, fakt převzetí, podpisy obou stran |
| Podpis klienta | Není potřeba | Je potřeba |
| Co s tím klient dělá | Předá do účtárny → ti zaplatí | Založí do oběhu → zaúčtuje náklad |
Když to stručně slovy
- Nejdřív — faktura. Říkáš: „Tady jsou služby, tady částka, tady kam zaplatit.”
- Klient zaplatí.
- Provedeš práci (pokud jsi ji ještě neudělal; nebo potvrdíš provedené).
- Vystavíš protokol. Říkáš: „Potvrzuji, že práce byly provedeny, klient převzal.”
V některých scénářích se faktura vystavuje po provedení (post-paid). V jiných — před (předplatba). Logika se nemění.
Proč firmy chtějí obojí
Protože jsou to dva různé dokumenty s různým účelem:
- Faktura je podklad pro převod prostředků z banky klienta. Bez ní účtárna platbu nespustí.
- Předávací protokol je podklad pro zaúčtování nákladu v účetnictví klienta. Bez protokolu náklad „visí”.
Pro tebe to znamená: u jednoho projektu s firmou obvykle vystavuješ oba dokumenty. Nejdřív fakturu, po provedení — protokol.
„Ale platí mi fyzická osoba — potřebuju fakturu i protokol?”
Pokud je klient fyzická osoba, formálně stačí i samotná faktura. Protokol — volitelně, pro pořádek u sebe.
V praxi spousta freelancerů vystaví prostě jeden protokol po všem: jako potvrzení práce i jako „platební údaje”. Není to úplně podle pravidel, ale dělá to spousta lidí a problémy obvykle nejsou.
Časté chyby
1. Pojmenovat protokol fakturou. Klient otevře tvůj PDF a tam je napsáno „PŘEDÁVACÍ PROTOKOL” — ale on chtěl fakturu, protože ještě nezaplatil. To ho zmate a zdrží platbu. Vystav správný dokument.
2. Jeden dokument místo dvou. Někteří to spojují: „Protokol-faktura”. To je nestandardní a některé účtárny klienta se v tom ztratí. Lepší jsou dva samostatné dokumenty.
3. Datum protokolu = datum vystavení faktury. Ne. Datum protokolu je datum převzetí práce. Obvykle je to poté, co klient zaplatil a dostal výsledek. Jinak je to právně slabé místo.
Jak se to dělá v Minteo
V jednom pracovním procesu se generují oba PDF ze stejných dat:
- Klikneš „Vytvořit fakturu” → dostaneš PDF „Faktura”.
- Práce hotová, zaplaceno → tentýž záznam → „Stáhnout protokol” → dostaneš PDF „Předávací protokol”.
Údaje, popis, částka, podpisy — stejné a sladěné automaticky. Není potřeba dělat zvlášť tabulku ve Wordu a kopírovat data.
Závěr
- Faktura — o penězích. Před platbou.
- Předávací protokol — o práci. Po provedení.
S firmou obvykle vystavuješ oba. S fyzickou osobou stačí jeden (obvykle protokol s platebními údaji).
Pokud chceš jedním kliknutím dostávat oba dokumenty z reálných hodin v trackeru — vyzkoušej Minteo.