Протокол за извършена работа срещу фактура: кой документ кога е нужен
Каква е разликата между протокола за извършена работа и фактурата. Различни документи ли са или един? Кога ги издава фрийлансърът, какво очаква фирменият клиент. Без счетоводен жаргон.
„Изпрати ми фактура” — казва клиентът, а ти изпадаш в паника, защото си наричал този документ „искане за плащане”, а вече си издал „протокол”. Едно и също ли е, или различно?
Накратко: фактурата и искането за плащане в повечето практики обикновено са едно и също. Просто „фактура” е по-формалният термин (оттам и factura — лат. „съставена”). Някои счетоводни системи правят разлика, но за фрийлансъра това е същата хартия.
А ето протоколът за извършена работа е друго. Да го разгледаме.
Бърза таблица
| Фактура (= искане за плащане) | Протокол за извършена работа | |
|---|---|---|
| Кога се издава | Преди плащането | След извършването на работата |
| Предназначение | Искане за плащане: „Моля, платете сумата X” | Потвърждение: „Работата е извършена и приета” |
| Задължителност | Обикновено да — фирменият клиент не плаща без фактура | Да — за документооборота, особено с фирми |
| Какво съдържа | Списък на услуги/стоки, цени, данни за плащане, срок | Списък на извършеното, факт на приемане, подписи на двете страни |
| Подпис на клиента | Не е нужен | Нужен е |
| Какво прави клиентът с него | Предава го в счетоводството → плащат | Прилага го в документооборота → отписва разхода |
Ако накратко с думи
- Първо фактурата. Казваш: „Ето услугите, ето сумата, ето къде да платите.”
- Клиентът плаща.
- Извършваш работата (ако още не си; или потвърждаваш извършеното).
- Издаваш протокол. Казваш: „Потвърждавам, че работата е извършена, клиентът я е приел.”
В някои сценарии фактурата се издава след изпълнението (post-paid). В други — преди (предплащане). Логиката не се променя.
Защо фирмите искат и двете
Защото това са два различни документа с различно предназначение:
- Фактурата — основание за превод на средства от банката на клиента. Без нея счетоводството не пуска плащането.
- Протоколът за извършена работа — основание за отписване на разхода в счетоводството на клиента. Без протокол разходът „виси”.
За теб като фрийлансър това означава: за един проект с фирма обикновено издаваш и двата документа. Първо фактура, след изпълнението — протокол.
„Но на мен ми плаща физическо лице — нужни ли са и фактура, и протокол?”
Ако клиентът е физическо лице (не фирма) — формално е достатъчна и фактурата. Протоколът е по желание, за ред при теб.
На практика много фрийлансъри просто издават един протокол след всичко: и като потвърждение на работата, и като „данни за плащане”. Това не е съвсем по правилата, но всички го правят и обикновено никой не закача.
Чести грешки
1. Да наречеш протокола фактура. Клиентът отваря твоето PDF и там пише „ПРОТОКОЛ за извършена работа” — а той е искал фактура, защото още не е платил. Това го обърква и забавя плащането. Издавай нужния документ.
2. Един документ вместо два. Някои фрийлансъри обединяват: „Протокол-фактура”. Това е нестандартно и някои счетоводства на клиента се объркват. По-добре два отделни документа.
3. Дата на протокола = дата на фактурата. Не. Датата на протокола е датата на приемане на работата. Обикновено това е след като клиентът е платил и е получил резултата. Иначе е юридически слабо място.
Как се прави в Minteo
В един работен процес се генерират и двата PDF от едни и същи данни:
- Натисна „Създай фактура” → получи PDF „Фактура”.
- Работата е извършена, платено е → същият запис → „Изтегли протокол” → получи PDF „Протокол за извършена работа”.
Данните, описанието, сумата, подписите — еднакви са и автоматично съгласувани. Не е нужно да правиш отделна таблица в Word и да копираш данните.
Заключение
- Фактурата (= искане за плащане) — за парите. Преди плащането.
- Протоколът за извършена работа — за работата. След изпълнението.
С фирма обикновено издаваш и двете. С физическо лице е достатъчен един (обикновено протокол с данни за плащане).
Ако искаш с едно кликване да получаваш и двата документа от реалните часове в тракера — пробвай Minteo.